Al llarg de la vida acumulem un munt de documents i si no hi posem remei des del principi, els papers se’ns poden cruspir! Certificats de naixement, les escriptures de la hipoteca, les pòlisses de la llar, el cotxe, l’assegurança mèdica, els rebuts de la llum… I a l’oficina, els papers es multipliquen! Molts són documents importants que hem de guardar. Per tant, arxivar-los tots de forma eficaç, tant a casa com al despatx, ens estalviarà més d’un mal de cap. Per això, des de Carlin et volem donar 5 consells per multiplicar la teva eficàcia a l’hora d’arxivar i posar ordre a tota la documentació. Pren nota!
- No deixar que s’acumulin. Molt evident, però posat poc en pràctica. Quantes capses de sabates tens amb papers? Quantes vegades has anat deixant al calaix documents importants pensant que més tard s’ordenaria i resulta que porten allí diversos mesos, per no dir anys? La millor manera és arxivar tan bon punt els documents entren a casa (o a l’oficina). Si ho anem fent progressivament, evitarem l’enorme acumulació de paperassa que, transcorregut un temps, no sabem ni identificar. Sigues constant!
- Etiquetar, etiquetar, etiquetar. Imagina veure vint arxivadors o capses de cartró (segons el que usis com a arxiu) sense cap mena de marca o etiqueta. Terrorífic! Un consell: és molt important etiquetar-ho tot bé per evitar estar traient papers (tant en l’arxiu que tens més a mà com en l’arxiu definitiu) i així poder localitzar ràpidament allò que necessites. Recorda d’anar col·locant tot al seu lloc, en el seu arxivador corresponent, a mesura que va arribant (factures, pressupostos, albarans…). Tant a Carlin com a Carlin Decoshop som experts en etiquetatge!
- Un lloc per a cada cosa. Sobretot a casa, on no tenim potser prestatgeries específiques per als documents i papers que generem, és important buscar un lloc per a tot aquest material. Pots destinar un armari o un racó de l’estanteria per guardar factures i documents. I etiqueta cada carpeta o arxivador (fes servir la teva creativitat! Segur que pots fer etiquetes ben xules o pintar tu mateix/a els arxivadors). I res millor per reduir la paperassa (per a una major consciència ecològica) que digitalitzar documents i sol·licitar les factures en format online.
- Organitzar bé l’arxiu definitiu. Quan hagis desat els teus documents definitivament en un arxiu concret, recorda deixar més a mà allò que potser necessites consultar periòdicament i descartar en parts altes dels armaris o estanteria el que segurament no caldrà consultar en molt de temps. Analitza bé a quins documents potser necessitaràs accedir més.
- Adquireix bon material d’arxiu. És important per a tenir-ho tot organitzat i protegit. Carpetes, classificadors, arxivadors d’anelles… Dependrà del volum de documents que hagis de desar, però a casa, per exemple, pots organitzar-ho tot amb arxivadors de palanca i, a l’oficina, l’anomenat arxiu definitiu consistirà essencialment en capses de cartró ja preparades a tal efecte per emmagatzemar tota aquella documentació que forma part de l’any comptable anterior i que ja no necessitem. Si tens previst guardar els documents per una temporada llarga, no escatimis en la qualitat dels arxius, ja que les capses de cartró barates poden deteriorar-se molt ràpid i fer malbé els documents. Pots optar per arxiu definitiu en polipropilè, per exemple. A Carlin trobaràs material d’arxiu i classificació de tota mena.
La importància d’un bon arxiu
Arxivar vol dir desar documents que ja no s’utilitzen de forma activa. En cas de pèrdua, et pot costar molt recuperar-los, no només a tu, sinó també potser als teus clients, socis o personal de l’empresa. Arxivar correctament els documents, en el cas d’una empresa, ajuda a estalviar espai i a reduir costos operatius, ja que si tens menys arxiu o està més ben classificat, menys temps i diners invertiràs a gestionar-lo.
Comments are closed.