Tancament comptable d’any, inici d’un de nou, documents per arxivar, contractes encara per tancar, pressupostos a enviar, canvis en els butlletins de salari dels treballadors i en les declaracions de cotitzacions mensuals a la CASS… Que no s’estengui el pànic! Et deixem 5 consells i/o estratègies per gestionar el temps eficientment i reduir l’estrès en aquesta estrena d’any.
1. Concentrar-se en la menor quantitat de coses possibles i dedicar temps a la planificació.
El cert és que té la seva lògica: com menys coses tinguem al cap a les quals li donem voltes (això ens genera estrès i ens fa perdre molt el temps), millor. Us aconsellem escriure-les totes en un full (descarreguem el cap) i dedicar-nos a planificar-les, així estarem molt més a prop d’executar-les! Amb el cap serè i tot estructurat podrem focalitzar-nos en allò que ens interessa, que és del que es tracta.
I és que el cervell se’n ressent quan se’l bombardeja amb preocupacions. Convé donar-li informació concreta per generar el que la neuropsicologia denomina “efecte túnel”, pel qual l’individu és capaç de centrar-se en una tasca.
2. Saber prioritzar.
Destriar el més important d’entre totes les coses que hem de fer i focalitzar-s’hi, és més intel·ligent que intentar ser polivalent. Com ho farem? Els experts recomanen triar les tasques a fer segons el seu nivell d’urgència i de dificultat. El més urgent i més difícil no es pot posposar i s’ha de fer el primer (una conversa difícil amb el nostre superior o fer una tasca que ens exigeix molta atenció i rapidesa). Ens haurem de dedicar a aquestes tasques al moment del dia en què tenim més energia i major concentració.
Si el projecte és molt gran, el subdividirem en tasques més petites. Anirem fent les parts petites i no ens n’adonarem i ja tindrem tot l’informe fet!
3. Registrar tota l’activitat.
Hi ha rutines que assumim que hem de fer cada dia, però que potser podríem planificar millor i no dedicar-li hores cada dia? Una bona manera d’analitzar a què ens dediquem al llarg del dia (per després saber-nos planificar millor) és deixar per escrit a què es dedica el temps. Hi ha eines com toggl que ens permetran mesurar quant de temps dediquem a cada tasca i així podrem planificar-nos de forma més realista.
Alhora, si anem comptabilitzant tot el que fem, serem ben conscients del temps real que tenim i també ens podrà servir per detectar quins són els nostres lladres de temps (el mòbil, les xarxes socials, el correu electrònic…).
4. Treballar en blocs de temps.
Com que hem anat registrant totes les activitats i tasques que hem fet, tenim molt clara la temàtica i naturalesa de cada tasca (administrativa, redaccional, arxiu, reunions…). Serà bo aglutinar tasques similars, així no anem saltant d’una cosa a l’altra i ens focalitzarem molt més en una única tasca: a la pràctica, fer només una cosa, ens permetrà avançar molt més. Allò que coneixem com la multitasca, ja ha passat a la història!
Podem marcar, per exemple, que els matins de dilluns els dediquem a arxivar durant tres hores i que fem trucades o una reunió per zoom l’hora que ens resta de jornada, enlloc d’anar concentrant-nos i parant contínuament per respondre a aquell e-mail que ens ha entrat i així no anar saltant d’un tema a un altre. Un consell: no tingueu el mail obert. Hom es pot marcar en la seva planificació revisar el correu electrònic dues o tres vegades al dia i així no hi estem pendents.
També és bo descansar entre tasques. Per organitzar-nos, una tècnica de la qual es parla sovint és la tècnica de Pomodoro, que consisteix a assignar un temps de feina al qual treballarem concentrats (45 minuts, per exemple) i recompensar-nos amb 5 minuts de descans. La tècnica Pomodoro divideix, doncs, el treball en intervals, generalment de 25 minuts de durada de dedicació d’alta intensitat, separats per breus temps de descans. Aquesta tècnica també la podem fer servir si estem estudiant.
Nosaltres marcarem quan li volem dedicar a cada tasca a partir de les prioritats que tenim. I serà important acomplir-ho, focalitzant-nos totalment en aquella tasca. Aquesta és una de les claus fonamentals per ser més productius, gestionar millor el temps i allunyar-nos de l’estrès.
5. Comptar amb les eines adequades.
Què m’ajudarà a treballar de manera més intel·ligent? Doncs no només hàbits com els que hem descrit, sinó també material i eines que ens facilitaran organitzar-nos, com poden ser les agendes per a aquest 2023 (disponibles encara molts models a Carlin Andorra), els planificadors, quaderns de projectes per marcar molts dels nostres objectius o calendaris de totes les mides.
Per estalviar-nos temps, un dels grans aliats per a les diferents oficines i els seus treballadors és el nostre Servei d’Empresa. Som un subministrador integral d’oficina i venem a l’engròs material de papereria, proveint a diferents empreses d’Andorra. Servim tots els productes necessaris per al desenvolupament diari del treball a l’oficina i us assessorem sobre el material, les màquines (també tòners i cartutxos de tinta o teclats) i el mobiliari.
Gràcies al servei a domicili no caldrà planificar a la vostra agenda anar a Carlin a buscar el material necessari, perquè nosaltres us el portem a l’oficina. Es poden fer les comandes online a través del nostre telèfon) +376 809 050), el nostre Whatsapp (+376 370 550) o a través del correu electrònic (info@carlinandorra.com), aquell que consultareu només dues o tres vegades al dia! ;P
Comments are closed.